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Gestion des dépenses

Numérisez et catégorisez automatiquement vos reçus et factures grâce à la technologie OCR. Simplifiez votre comptabilité et gagnez un temps précieux.

Qu'est-ce que l'OCR ?

L'OCR (Optical Character Recognition) est une technologie qui extrait automatiquement le texte et les données d'une image ou d'un PDF. Newbi utilise l'OCR pour lire vos reçus et factures et en extraire les informations clés.

Avantages

  • • Gain de temps : Plus de saisie manuelle
  • • Précision : Réduction des erreurs de frappe
  • • Organisation : Tous vos reçus numérisés au même endroit
  • • Comptabilité : Export direct vers votre comptable

Ajouter une dépense

Upload d'un reçu

  1. Accédez à Dashboard > Outils > Gestion des dépenses
  2. Cliquez sur "Nouvelle dépense"
  3. Prenez une photo du reçu ou uploadez un fichier
  4. L'OCR analyse automatiquement le document
  5. Vérifiez les données extraites
  6. Complétez ou corrigez si nécessaire
  7. Enregistrez la dépense

Données extraites automatiquement

Informations détectées

  • ✓ Fournisseur : Nom du commerçant
  • ✓ Date : Date de la transaction
  • ✓ Montant total : TTC
  • ✓ TVA : Montant et taux
  • ✓ Montant HT : Calculé automatiquement
  • ✓ Catégorie : Suggérée automatiquement
  • ✓ Mode de paiement : CB, espèces, etc.

Catégorisation

Catégories prédéfinies

Newbi propose des catégories comptables standards :

Repas

Transport

Hébergement

Télécom

Matériel

Fournitures

Loyer

Énergie

Formation

Catégories personnalisées

Créez vos propres catégories selon vos besoins :

  1. Accédez aux Paramètres > Catégories de dépenses
  2. Cliquez sur "Nouvelle catégorie"
  3. Nommez la catégorie
  4. Choisissez une couleur et une icône
  5. Définissez le compte comptable associé (optionnel)

Catégorisation automatique

L'IA de Newbi apprend de vos habitudes et suggère automatiquement la bonne catégorie en fonction du fournisseur et du type de dépense.

Notes de frais

Créer une note de frais

Regroupez plusieurs dépenses dans une note de frais pour remboursement :

  1. Sélectionnez les dépenses à inclure
  2. Cliquez sur "Créer une note de frais"
  3. Ajoutez un titre (ex: "Déplacement client Paris - Mars 2025")
  4. Ajoutez des commentaires si nécessaire
  5. Générez le PDF
  6. Envoyez pour validation

Workflow de validation

Pour les équipes, configurez un workflow de validation :

Processus

  1. 1. Collaborateur crée la note de frais
  2. 2. Manager reçoit une notification
  3. 3. Manager valide ou refuse
  4. 4. Si validée, comptable reçoit notification
  5. 5. Comptable traite le remboursement
  6. 6. Collaborateur reçoit confirmation

Export comptable

Formats d'export

Exportez vos dépenses dans différents formats :

CSV/Excel

Pour traitement dans Excel ou Google Sheets

PDF

Rapport imprimable avec justificatifs

FEC

Format comptable français standard

Envoi au comptable

Partagez directement vos dépenses avec votre expert-comptable :

  1. Sélectionnez la période à exporter
  2. Choisissez le format (CSV ou FEC)
  3. Cliquez sur "Envoyer au comptable"
  4. Entrez l'email de votre comptable
  5. Il reçoit les données + tous les justificatifs en ZIP

Statistiques et rapports

Dashboard de dépenses

Visualisez vos dépenses avec des graphiques interactifs :

  • • Par catégorie : Camembert des dépenses
  • • Évolution mensuelle : Courbe de tendance
  • • Par fournisseur : Top 10 des fournisseurs
  • • TVA récupérable : Montant total
  • • Comparaison : Mois vs mois précédent

Alertes budgétaires

Définissez des budgets par catégorie et recevez des alertes :

  1. Accédez à Paramètres > Budgets
  2. Définissez un budget mensuel par catégorie
  3. Activez les alertes (50%, 80%, 100%)
  4. Recevez des notifications quand vous approchez de la limite

Fonctionnalités avancées

Kilométrage

Suivez vos déplacements professionnels et calculez automatiquement les indemnités :

  1. Ajoutez un déplacement
  2. Indiquez le point de départ et d'arrivée
  3. La distance est calculée automatiquement
  4. Le barème fiscal est appliqué selon votre véhicule
  5. L'indemnité kilométrique est ajoutée à vos dépenses

Dépenses récurrentes

Automatisez l'enregistrement de vos dépenses régulières :

  • • Abonnements mensuels (logiciels, services)
  • • Loyer
  • • Assurances
  • • Charges fixes

Multi-devises

Gérez des dépenses en devises étrangères :

  • • Conversion automatique au taux du jour
  • • Historique des taux de change
  • • Export avec montants en euros

Sécurité et conformité

Conservation des justificatifs

Tous vos reçus sont conservés de manière sécurisée :

  • ✓ Stockage chiffré sur Cloudflare R2
  • ✓ Conservation 10 ans (obligation légale)
  • ✓ Accès restreint aux utilisateurs autorisés
  • ✓ Sauvegarde quotidienne

Conformité fiscale

Newbi respecte les exigences fiscales françaises :

  • ✓ Justificatifs originaux conservés
  • ✓ Horodatage des uploads
  • ✓ Traçabilité complète
  • ✓ Export FEC conforme

Erreurs fréquentes

OCR n'a pas détecté les données

Cause : Image floue ou reçu mal imprimé

Solution : Reprenez une photo nette avec bon éclairage, ou saisissez manuellement

Montant incorrect détecté

Cause : Confusion entre montant HT et TTC

Solution : Vérifiez et corrigez manuellement avant d'enregistrer

Impossible d'exporter en FEC

Cause : Comptes comptables non configurés

Solution : Associez un compte comptable à chaque catégorie dans les paramètres

FAQ

Ressources complémentaires

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