Factur-X

Chez Newbi, toutes les factures sont au format Factur-X par défaut. Factur-X est le standard franco-allemand de facturation électronique conforme à la norme européenne EN 16931, combinant un PDF lisible et des données structurées XML.

Capture — Factur-X

Qu'est-ce que Factur-X ?

Factur-X est un format de facture électronique hybride qui combine :

• Un PDF/A-3 : Document lisible par l'humain, archivable à long terme
• Un fichier XML : Données structurées embarquées dans le PDF, lisibles par les machines

Préparation à la réforme 2026

À partir de 2026, la facturation électronique sera obligatoire pour toutes les entreprises françaises. En utilisant Newbi, vous êtes déjà conforme avec le format Factur-X, l'un des standards acceptés par l'administration.

Avantages de Factur-X

Conformité légale

Conforme à la norme européenne EN 16931 et à la réglementation française

Automatisation

Traitement automatique par les logiciels comptables de vos clients

Double format

Lisible par l'humain (PDF) et par la machine (XML) dans un seul fichier

Archivage

Format PDF/A-3 garantissant la conservation à long terme

Format Factur-X par défaut

Toutes les factures créées dans Newbi sont automatiquement au format Factur-X. Vous n'avez rien à configurer ou activer. Chaque facture générée contient :

✓ Un PDF/A-3 lisible et archivable
✓ Des données XML structurées embarquées
✓ La conformité à la norme EN 16931

Aucune configuration nécessaire

Factur-X est inclus par défaut dans toutes vos factures. Vous pouvez télécharger ou envoyer vos factures normalement, elles sont déjà au format Factur-X.

Profils Factur-X

Factur-X propose plusieurs profils selon le niveau de détail requis :

BASIC (Recommandé)

Profil simplifié contenant les informations essentielles de la facture.

✓ Informations du vendeur et de l'acheteur
✓ Montants globaux (HT, TVA, TTC)
✓ Dates et numéro de facture
✗ Pas de détail des lignes de produits

EN 16931 (Complet)

Profil complet avec toutes les informations détaillées.

✓ Toutes les informations du profil BASIC
✓ Détail ligne par ligne des produits/services
✓ Remises et majorations
✓ Informations de paiement détaillées

⚠️ Disponible dans une prochaine version

Validation et conformité

Validation automatique

Newbi valide automatiquement vos factures Factur-X avant génération :

✓ Validation XSD : Vérification de la structure XML
✓ Validation EN 16931 : Conformité à la norme européenne
✓ Validation PDF/A-3 : Format d'archivage conforme
✓ Embedding XML : Vérification de l'intégration XML dans le PDF

Rapport de validation

En cas d'erreur de validation, Newbi affiche un rapport détaillé :

Exemple d'erreur

Erreur de validation : Le numéro de TVA est requis pour les factures Factur-X

Solution : Ajoutez votre numéro de TVA intracommunautaire dans Paramètres > Entreprise

Utilisation côté client

Lecture d'une facture Factur-X

Vos clients peuvent utiliser la facture Factur-X de deux manières :

Lecture humaine

Ouvrir le PDF avec n'importe quel lecteur PDF (Adobe Reader, navigateur, etc.)

Traitement automatique

Import automatique dans un logiciel comptable compatible Factur-X

Logiciels compatibles

La plupart des logiciels comptables modernes supportent Factur-X :

• Sage
• Cegid
• EBP
• QuickBooks
• Et la plupart des solutions cloud modernes

Données incluses dans le XML

Le fichier XML embarqué contient toutes les informations structurées de la facture :

Données XML (Profil BASIC)

• Vendeur : Nom, SIRET, TVA, adresse, coordonnées bancaires
• Acheteur : Nom, SIRET/TVA, adresse
• Facture : Numéro, date, échéance, devise
• Montants : Total HT, TVA par taux, Total TTC
• Paiement : Conditions, IBAN, BIC
• Notes : Mentions légales, commentaires

Sécurité et confidentialité

Protection des données

Les factures Factur-X générées par Newbi respectent le RGPD :

✓ Données chiffrées en transit et au repos
✓ Accès restreint aux utilisateurs autorisés
✓ Conservation conforme (10 ans)
✓ Droit d'accès, rectification et suppression

Signature électronique

La signature électronique des factures Factur-X sera disponible dans une prochaine version pour garantir l'authenticité et l'intégrité des documents.

Erreurs fréquentes

Validation XML échouée

Cause : Informations manquantes ou invalides

Solution : Vérifiez que toutes les informations obligatoires sont renseignées : numéro de TVA, SIRET, adresse complète, IBAN

PDF non conforme PDF/A-3

Cause : Logo ou image non compatible

Solution : Utilisez des images au format PNG ou JPG, évitez les formats exotiques

Client ne peut pas lire le XML

Cause : Logiciel comptable non compatible

Solution : Le client peut toujours lire le PDF normalement. Recommandez-lui de mettre à jour son logiciel comptable

FAQ

Ressources complémentaires

Site officiel Factur-X - Documentation et spécifications
Gestion des factures - Créer et gérer vos factures
Comptabilité - Rapports et exports
Paramètres - Configuration de votre compte