Gestion des Factures
Découvrez comment créer, gérer et personnaliser vos factures professionnelles avec Newbi. Toutes vos factures sont conformes aux normes légales françaises et européennes.
Créer une facture
La création d'une facture dans Newbi est simple et rapide. Le système génère automatiquement un numéro de facture conforme et calcule tous les montants.
Étapes de création
- Accédez à Dashboard > Factures
- Cliquez sur "Nouvelle facture"
- Sélectionnez un client dans votre carnet d'adresses
- Ajoutez des lignes de produits/services
- Définissez les quantités et prix unitaires
- Choisissez le taux de TVA applicable
- Définissez la date d'échéance
- Prévisualisez et générez le PDF
Numérotation automatique
Newbi génère automatiquement des numéros de facture conformes à la législation française :
Format de numérotation
- • Format : YYYY-NNNN (ex: 2025-0001)
- • Séquence continue : Pas de trou dans la numérotation
- • Chronologique : Ordre de création respecté
- • Personnalisable : Préfixe configurable dans les paramètres
Types de factures
Facture standard
La facture classique pour vos prestations et ventes. Comprend tous les éléments légaux requis : mentions obligatoires, calculs de TVA, conditions de paiement.
Facture d'acompte
Créez des factures d'acompte pour encaisser un paiement partiel avant la livraison finale. Le système garde la trace des acomptes versés et les déduit automatiquement de la facture finale.
- Créez une facture normale
- Cochez "Facture d'acompte"
- Indiquez le montant ou pourcentage de l'acompte
- Générez la facture d'acompte
- Lors de la facture finale, les acomptes seront déduits automatiquement
Avoir (Note de crédit)
Émettez un avoir pour annuler ou corriger une facture. L'avoir référence la facture d'origine et permet de rembourser tout ou partie du montant.
- Ouvrez la facture à corriger
- Cliquez sur "Créer un avoir"
- Choisissez le montant à créditer (total ou partiel)
- Ajoutez un motif (obligatoire)
- Générez l'avoir
Personnalisation des factures
Logo et identité visuelle
Personnalisez vos factures avec votre logo et vos couleurs d'entreprise.
- • Logo : Format PNG, JPG (max 2 Mo)
- • Couleur principale : Personnalisez l'en-tête
- • Police : Choix parmi plusieurs polices professionnelles
Mentions personnalisées
Ajoutez des mentions spécifiques à votre activité :
- • Conditions de paiement personnalisées
- • Pénalités de retard
- • Mentions légales spécifiques (auto-entrepreneur, TVA non applicable, etc.)
- • Notes et commentaires pour le client
Gestion des paiements
Statuts de facture
Brouillon
Facture en cours de création, non finalisée
Envoyée
Facture envoyée au client, en attente de paiement
Payée
Paiement reçu et enregistré
En retard
Date d'échéance dépassée, paiement non reçu
Enregistrer un paiement
- Ouvrez la facture concernée
- Cliquez sur "Enregistrer un paiement"
- Indiquez la date de paiement
- Choisissez le mode de paiement (virement, chèque, espèces, etc.)
- Validez
Export et envoi
Télécharger le PDF
Téléchargez vos factures au format PDF pour les archiver ou les envoyer manuellement. Le PDF généré est conforme aux normes PDF/A pour l'archivage légal.
Envoi par email
Envoyez vos factures directement par email depuis Newbi. Le client reçoit un email professionnel avec la facture en pièce jointe.
Astuce
Personnalisez le message d'accompagnement de vos factures dans Paramètres > Emails. Vous pouvez créer des modèles d'emails pour différents types de factures.
Conformité légale
Mentions obligatoires
Toutes les factures Newbi incluent automatiquement les mentions légales obligatoires :
- ✓ Identité complète du vendeur et de l'acheteur
- ✓ Numéro SIRET et TVA intracommunautaire
- ✓ Numéro de facture unique et séquentiel
- ✓ Date de facturation et date d'échéance
- ✓ Détail des produits/services avec quantités et prix
- ✓ Taux de TVA et montants HT/TTC
- ✓ Conditions de paiement et pénalités de retard
- ✓ Mentions spécifiques (auto-entrepreneur, exonération TVA, etc.)
Conservation légale
Vos factures sont automatiquement archivées et conservées pendant 10 ans, conformément à la législation française. Vous pouvez y accéder à tout moment depuis votre espace.
Erreurs fréquentes
Impossible de générer le PDF
Cause : Informations manquantes ou invalides
Solution : Vérifiez que tous les champs obligatoires sont remplis (client, produits, dates)
Numéro de facture en doublon
Cause : Tentative de modification manuelle du numéro
Solution : Laissez le système générer automatiquement les numéros
TVA incorrecte
Cause : Taux de TVA mal configuré
Solution : Vérifiez les taux de TVA dans vos produits et paramètres d'entreprise
FAQ
Ressources complémentaires
- Factur-X - Factures électroniques conformes
- Gestion des clients - Carnet d'adresses
- Catalogue de produits - Gérer vos produits et services
- Comptabilité - Rapports et exports comptables